Un software gestionale è uno strumento essenziale per l’ottimizzazione dei processi aziendali.
Consiste in un programma informatico che consente di semplificare e automatizzare il lavoro, organizzare e catalogare grandi quantità di dati, gestire la contabilità.
Per tali ragioni, molti imprenditori che si affacciano al mondo della digital transformation si chiedono in che modo un software gestionale possa portare valore alla propria azienda.
Da qualche tempo, i software gestionali sono impiegati anche dalle piccole e medie imprese (PMI) e pubbliche amministrazioni (PA).
Leggi l’articolo per scoprire:
- quali sono le tipologie di software gestionale;
- come funzionano i software gestionali;
- quali sono i vantaggi;
- come scegliere un software gestionale.
Indice dei contenuti
Cos'è un software gestionale
Molte imprese si trovano, spesso, a dover affrontare problematiche legate all’inefficienza, a sprechi di tempo e risorse e a errori umani.
Tali problematiche possono danneggiare l’organizzazione in sé e i processi produttivi.
È qui che entrano in gioco i software gestionali, detti semplicemente gestionali, come il nostro JO Hall.
Un software gestionale consiste in un programma modulare avente lo scopo di semplificare e automatizzare i processi aziendali, da quelli più semplici a quelli più complessi e strutturati.
Il gestionale dev’essere in grado di monitorare e analizzare i processi aziendali in tutte le fasi: dalla produzione alla vendita, dalla gestione dei clienti a quella amministrativa e contabile.
I programmi gestionali sono precisi e avanzati, che consentono ottimizzare le operazioni per piccole e medie imprese di ogni settore.
Il lavoro viene semplificato grazie all’adozione di un gestionale che, quindi, permette di ottimizzare, con il minimo sforzo e il massimo risultato, qualsiasi processo industriale. Così, ogni passaggio può essere controllato e gestito con semplici operazioni.
Di seguito, i vantaggi che derivano dall’adozione di un software gestionale per l’ufficio.
Tipologie di software gestionale
Un modo d’intendere i gestionali è quello di automatizzare uno o più processi dei dipartimenti aziendali. Vediamo quali.
Contabilità
I software gestionali dedicati alla contabilità consentono, tipicamente, di gestire scritture in prima nota, registri IVA, partite, scadenze e tutto ciò che riguarda la contabilità di un’azienda.
Fatturazione
I software gestionali di fatturazione sono in grado di emettere documenti come fatture, documenti di trasporto, ordini, preventivi. Al tempo stesso, generano in automatico statistiche e scadenze.
Produzione
I software gestionali per l’ottimizzazione dei processi produttivi migliorano il loro ciclo nell’ottica di un maggior efficientamento. Solitamente, i software per la produzione sono costituiti da (almeno) tre moduli.
Distinta base
La distinta base, o DiBa (in inglese Bill of Materials – BOM) è la lista completa di tutti i materiali che servono alla realizzazione di un prodotto. In settori specifici, come quello alimentare o farmaceutico, assume altri nomi: ricetta o formula.
Ovviamente, tramite un gestionale per la produzione è possibile calcolare e pianificare il fabbisogno di materiali e componenti.
Lanci di produzione
Automatizzare i lanci di produzione vuol dire definire, attraverso il programma, cosa bisogna ancora produrre prima di esitare gli ordini in base alla disponibilità del magazzino.
Dati di produzione
I gestionali più moderni permettono di rilevare lo stato di avanzamento dei lavori e stabilire i calcoli delle singole risorse.
Software gestionali per settore
Un altro modo di categorizzare i software gestionali è in base al settore. Alcuni gestionali, pertanto, possono essere personalizzati sulla base di specifiche esigenze aziendali. Abbiamo quindi:
- gestionali per ristoranti. I gestionali per la ristorazione, permettono ai camerieri di prendere le ordinazioni direttamente da smartphone o tablet, gestire i tavoli appunto, le scorte, i listini e molto altro;
- gestionali per alberghi. Questi consentono la gestione delle prenotazioni di alberghi, B&B e agriturismi;
- gestionali per negozi: servono per gestire le scorte di magazzino, i prezzi e i relativi sconti o resi.
Vantaggi
Un programma gestionale permette di gestire, in pochi click, ordini, preventivi, fatture, contatti, aziende, progetti e molto altro.
JO Hall, gestionale personalizzabile sviluppato da HT Apps, è stato pensato per le PMI, gli studi professionali, i negozi e ogni altri tipo di attività
I principali vantaggi di avere un gestionale in azienda sono:
- tenere sotto controllo i task;
- offrire funzioni e strumenti dedicati;
- modificare la configurazione generale del sistema in base a esigenze e a fattori di scalabilità.
Con JO Hall, infatti, è possibile includere i moduli di proprio gradimento e renderli disponibili non appena la situazione lo richieda.
Anche se un gestionale per PMI è composto da parti distinte e installabili separatamente, mantiene una solida struttura.
Funzioni
Tra i tanti motivi per cui i gestionali hanno successo in ambito aziendale, vi è sicuramente il fatto di dare valore all’impresa, indirizzandola verso una crescita più rapida e sicura.
Di seguito, una lista di ciò che è possibile “fare” con un gestionale:
- monitorare il tempo impiegato per le diverse attività: con la mappatura delle ore lavorative, è possibile mantenere il pieno controllo sull’andamento degli impiegati;
- monitorare il budget speso per ogni attività: la mappatura di quest'ultimo, infatti, aiuta l’azienda a capire come e in cosa migliorare;
- fissare riunioni, chiamate e scrivere report: il lavoro in team viene semplificato e ottimizzato;
- sincronizzare le proprie e-mail: collegando il proprio client di posta elettronica è possibile inserire i messaggi ricevuti nel progetto di riferimento e migliorare, quindi, il proprio rendimento;
- gestire uno o più magazzini anche su diverse sedi: un gestionale consente di tenere sotto controllo l’attività del magazzino, altresì ordini e giacenze;
- monitorare in maniera efficace le campagne pubblicitarie: con l’analisi dei dati è possibile creare campagne e monitorare il loro andamento mensile;
- creare progetti di lavoro e organizzarli in micro attività: con l’organizzazione delle attività da svolgere e la suddivisione di un progetto in micro attività, risulterà più facile distribuire il lavoro e raggiungere gli obiettivi prefissati.
Come scegliere un gestionale
Ogni azienda che si rispetti non può fare a meno dei gestionali.
Le tipologie, le funzionalità e i software sul mercato sono ormai moltissimi e fare una scelta non è semplice.
Quando si compie una scelta del genere, bisogna assicurarsi che il software gestionale in questione permetta di:
- lavorare più rapidamente. Il programma per la gestione aziendale permette di ottimizzare i tempi delle operazioni;
- analizzare i dati e i report. Oltre alle più semplici operazioni, il software gestionale offre la possibilità di condurre analisi periodiche approfondite in tempi assai brevi;
- controllare da remoto i PC. Il cloud permette di conservare i dati in server condivisi, consentendo l’accesso agli stessi da parte di più collaboratori;
- ridurre i tempi e i costi. Il software gestionale aiuta a ridurre i tempi e i costi delle operazioni.
La scelta del gestionale dipende dalle esigenze operative dell’azienda, quindi va “adattato” di volta in volta.
Vanno considerate le dimensioni, il tipo di attività, i costi del software e, soprattutto, la capacità dell’impresa di far fronte alla spesa.
I costi alti o bassi, ovviamente, non è detto che equivalgano a un buon prodotto. Vanno presi in considerazioni molti fattori.
Se vuoi saperne di più su JO Hall e pensi che questo possa semplificare e automatizzare il lavoro all’interno della tua impresa, contattaci compilando il modulo qui in basso. In alternativa, puoi consultare il catalogo dei prodotti/servizi HT Apps e, farti guidare da noi!